Overheidsorganisaties zijn er in alle soorten en maten. Zo verschilt de Belastingdienst van DUO of de RDW, en verschillen dergelijke organisaties weer van gemeenten.
Dat komt omdat overheidsorganisaties verschillende taken en verantwoordelijkheden toebedeeld hebben gekregen. Er zijn wel groepen organisaties, zoals gemeenten, die vanwege de vergelijkbare taakuitoefening en organisatie-inrichting veel overeenkomstige kenmerken zullen hebben. Echter, overheidsbreed zullen er verschillen zijn.
Hoe een overheidsorganisatie is georganiseerd en zich moet verantwoorden, hangt af van de opgedragen wettelijke taken die de organisatie heeft gekregen en vaak ook van de bestuurslaag waarbinnen de organisatie is gepositioneerd (Rijks-, provinciaal, gemeentelijk of waterschapsniveau).
Bij wet is nauwgezet vastgelegd wat hun verantwoordelijkheid is, welke taken daarvoor dienen te worden uitgevoerd, en meestal ook welke (persoons)gegevens daarvoor gebruikt mogen worden. Deze kadering bepaalt de wijze waarop overheden zich organiseren en hun processen vormgeven. En, in het verlengde daarvan, de processen waarover zij zich moeten verantwoorden.
De verschillende verantwoordelijkheden en taken leiden tot verschillende soorten informatieverwerkingen. Welke (persoons)gegevens mogen worden verwerkt voor de realisatie van een taak, wordt bij wet vastgelegd. Immers, DUO heeft voor de verwezenlijking van de taken andere gegevens nodig dan bijvoorbeeld UWV. Welke dat zijn en waarvoor informatie mag worden gebruikt is nauwgezet vastgelegd in wet- en regelgeving. Overigens zal er voor wat betreft de informatieverwerking ook overlap zijn en zullen organisaties ook informatie van elkaar gebruiken (gegevensuitwisseling/data bij de bron).
Om het mogelijk te maken dat “overheidsbreed” verantwoording kan worden afgelegd over de uitvoering van publieke taken en de onderlinge samenwerking die overheidsorganisaties daarin hebben, is het nodig dat de informatieverwerking die daarvoor plaatsvindt op een eenduidige manier wordt vastgelegd. Dat vergt dat tussen overheidsorganisaties wordt afgesproken / geregeld welke informatie wordt vastgelegd en ook wat onder bepaalde informatie wordt verstaan.
Overheden zullen zich in eerste instantie over de uitvoering van hun eigen taken moeten verantwoorden. Dat betekent dat zij moeten kunnen aantonen welke (geautomatiseerde) activiteiten zij hebben verricht, en dat ook hebben vastgelegd. Dat gaat ook over de vraag hoe concrete beslissingen zijn genomen. Het gaat zowel over welke informatie is gebruikt, hoe deze informatie is gebruikt, en tot welke beslissingen of acties dat heeft geleid. Ook moeten overheden transparant zijn over de ontvangers van persoonsgegevens en kunnen verantwoorden aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt.
Overheden hebben verschillende taken en verschillende bestuurlijke inrichtingen. Voor de taken moet verschillende informatie worden verwerkt en kunnen verschillende verantwoordingsverplichtingen gelden.
Dat maakt dat organisaties hun processen verschillend “op maat” zullen inrichten. Het resultaat is dat overheidsorganisaties in alle soorten en maten bestaan.
Bij het streven om eenduidigheid in de verslaglegging te realiseren zal hiermee rekening worden gehouden. Dat zal betekenen dat afspraken op conceptueel niveau zullen moeten zijn, en niet context- of taakafhankelijk moeten worden ingevuld.