Nueva funcionalidad - Documentos - Firma online de documentos

[AlbertoSTIC]

Introducción
Las organizaciones usuarias de SinergiaCRM necesitan, en diferentes escenarios, gestionar procesos de firma (de documentos) como muestra de consentimiento/aceptación de terceros (personas atendidas/participantes, trabajadoras, voluntarias, etc.) ante determinadas situaciones: contratos, cesión de datos, inscripciones o altas de cualquier tipo, declaraciones responsables, compromisos de confidencialidad, autorizaciones, etc. Este issue propone incorporar uno o más mecanismos de firma electrónica a SinergiaCRM, que permitan la incorporación de firmas a documentos así como la conservación en el CRM de la información asociada.

Descripción de la propuesta
Técnicamente, existen por lo menos dos opciones habituales:

1. Incorporar un campo de tipo Firma en el que se pueda dibujar una firma que se pueda guardar en el CRM así como aplicarla en formularios y plantillas de documentos. Es lo que realizan plugins existentes como Signature Field Widget.
2. Integrar el CRM con un servicio externo especializado: DocuSign, DocuSeal (código abierto), etc.

A grandes rasgos, la diferencia entre un sistema y otro es la intervención de una tercera parte que puede ejercer de testigo del proceso así como conservar la información que permita validar a futuro el proceso realizado y el acuerdo alcanzado. Sin embargo, eso no le confiere mayor validez legal formal, que debería lograrse, de ser necesario, mediante otros mecanismos como la firma digital u otros sistemas de validación reforzada de la identidad.

En cualquier caso, el sistema a implementar debería permitir:

1. "Asegurar" que quién firma es quién dice ser. Eso se puede lograr, por ejemplo, iniciando el proceso de firma enviando un correo electrónico a una dirección previamente asociada a una determinada persona.
2. Registrar los pasos del proceso de firma (correo con enlace enviado a la dirección X en tal fecha/hora, firma registrada en tal fecha/hora, etc.) de modo que se pueda reconstruir el proceso en cualquier momento posterior.
3. Conservar inalterados en el CRM los datos relevantes y los documentos firmados.

Inspirado en (https://www.docuseal.co/compliance):

Información adicional

• DocuSign: ¿Es legal la firma electrónica en España?
• DocuSign: Todo lo que necesitas saber sobre verificación de la identidad
• DocuSeal compliance
• Validez jurídica de una firma en tableta. Blogpost con debate largo en comentarios. Cabe tener en cuenta que el post original es "antiguo" (2013) y que existen reformas legales posteriores. En cualquier caso, aporta información de interés.